Pour la conduite des missions, les équipes d’audit interne utilisent un outil informatique spécifique. Les programmes de travail des auditeurs internes s’appuient sur les principaux systèmes ERP utilisés par le Groupe avec l’utilisation d’extractions et rapports dédiés, y compris avec l’apport d’un outil d’analyse de données spécifiques.
Les missions d’audit interne font systématiquement l’objet d’un rapport communiqué entre autres au Président du Directoire du Groupe. Une synthèse de tous les rapports émis d’une fois sur l’autre est présentée lors de chaque réunion du Comité d’audit.
Le suivi des plans d’actions proposés par les audités et résultant des recommandations d’audit est effectué systématiquement par l’équipe d'audit interne à l’aide d’une application informatique. En outre, des missions spécifiques de suivi sur le terrain sont lancées pour les rapports les plus critiques ou lorsque les indicateurs de mise en œuvre des plans d’actions sont en décalage flagrant avec les engagements pris par les entités auditées. Le bilan de la mise en œuvre des recommandations issues des audits est présenté régulièrement au management des pays/régions ainsi qu’au Comité d’audit.
L’audit interne dispose d’appuis internes (notamment sur des sujets d’investigations RH) ou externes en tant que de besoin et en particulier lorsque des compétences ou des techniques particulières sont nécessaires pour conduire les enquêtes internes.
L’audit interne de Publicis Groupe travaille conformément aux normes internationales de la profession édictées par l’IIA (lnstitute of Internal Auditors) et a obtenu initialement en mars 2017 la certification de sa démarche d’assurance et de certification qualité par l’IFACI (Institut français de l’audit et du contrôle internes). Cette certification atteste de la capacité de la Direction de l’audit interne du groupe Publicis à jouer pleinement son rôle. Elle a été renouvelée en mars 2020 puis mars 2023 et confirmée en mars 2024 après l'audit de suivi annuel.
Publicis Groupe a mis en place:
La Direction juridique du Groupe effectue un suivi régulier des risques liés aux litiges dans le Groupe. Une synthèse des litiges significatifs ainsi qu’une évaluation de leurs impacts potentiels sont présentées à la Direction générale du Groupe quatre fois par an. Les principaux litiges et, le cas échéant, les enquêtes en cours ou finalisées, sont également évoqués à chaque séance du Comité d’audit.
La Direction de la Compliance agit sous la responsabilité du Directeur de la Compliance Groupe (Chief Compliance Officer) qui rapporte à la Secrétaire Générale. Elle a pour objectifs de promouvoir une culture éthique au sein du Groupe ainsi que de concevoir, déployer et suivre la mise en œuvre des programmes de conformité dans toutes les entités du Groupe.
Cette direction s’appuie sur un réseau de responsables de la conformité opérant au niveau local. Sous sa supervision, ceux‑ci sont chargés de coordonner et assurer le déploiement efficace des programmes de conformité dans leur périmètre (voir section 4.3.5 du présent document).
En liaison avec la Direction générale, les directions opérationnelles des pays/régions/métiers ainsi que les centres de services partagés sont particulièrement impliqués dans le suivi des risques auxquels le Groupe fait face. Ils analysent notamment de manière continue l’exposition du Groupe à la perte de contrats significatifs, aux risques de conflit d’intérêts et à l’évolution des clauses contractuelles.
Les risques relatifs à l’information comptable, à la politique de croissance externe, à la gestion de la position de liquidité, en devises étrangères, de la dette du Groupe ou de la fiscalité, sont suivis par la Direction financière, en lien avec la Direction générale.
Les risques associés à l’information comptable et financière font également l’objet d’un suivi via le programme FMC, piloté par la Direction de l’audit interne, de la gestion des risques et du contrôle interne.
