Le Groupe Publicis complète son évaluation des tiers en effectuant une due diligence spécifique en matière de lutte contre la corruption grâce à une approche basée sur les risques. Le Groupe Publicis ne travaille pas avec un tiers présentant un risque de corruption ou qui n’accepterait pas de se mettre en conformité avec les lois anti‑corruption et la Politique anti‑corruption du Groupe. Les fournisseurs et les clients sont évalués et vérifiés à cet égard avant la signature du contrat. Pour plus de détails sur la politique d’évaluation des tiers par le Groupe en matière d’appels d’offres (voir la section 4.3.9 du présent document).
Le programme de conformité anti‑corruption du Groupe comprend un suivi régulier par le département de la Conformité et les équipes de l’Audit interne qui réalisent des audits tout au long de l’année. La Direction de l’audit interne, de la gestion de risques et du contrôle interne interagit régulièrement avec le département de la Conformité afin d’optimiser les pratiques d’audit et de contrôle interne et de contribuer au programme anti‑corruption.
Des missions d’audit sont menées tout au long de l’année réalisées par l’Audit interne ou par des auditeurs externes dans le cadre des audits de certification des comptes prévus à l’article L. 823‑9 du Code de commerce.
L’Audit interne rend compte de ses travaux, notamment en matière de prévention de la fraude et de la corruption, à la Direction Générale et des rapports réguliers sont présentés au Comité d’audit du Conseil de surveillance. La Direction de l’audit interne partage également ses travaux de manière ciblée avec le département en charge de la Compliance de manière à contribuer à l’évolution des politiques et des procédures du programme anti‑corruption.
Employées, fournisseurs et tiers peuvent signaler des faits de violation de la Politique anti‑corruption et/ou des textes en vigueur en matière de lutte contre la corruption, en utilisant l’adresse mail ethicsconcerns@publicisgroupe.com ou la plateforme externe Ethics Concerns, joignable par l'adresse https://publicis.whispli.com/lp/ethicsconcerns déployée en 2023, les deux solutions faisant partie d’un même dispositif centralisé. Les signalements peuvent être faits de façon anonyme et sont traités rapidement et confidentiellement, comme décrit dans les politiques Reporting Concerns. Toutes les alertes sont instruites par la Direction de la conformité et la Direction de l’audit interne, sous la responsabilité de la Secrétaire Générale (voir section 4.3.6).
Tout salarié qui violerait la Politique anti‑corruption pourra être sujet à une action disciplinaire, pouvant déboucher sur une sanction sévère allant jusqu’au licenciement. Des dispositions peuvent être prises immédiatement à l’égard d’un fournisseur contrevenant à cette Politique.
Les salariés, les fournisseurs et tous les autres tiers peuvent signaler toute préoccupation liée à une éventuelle violation de la loi ou des politiques de l’entreprise en matière de fraude, corruption, harcèlement, discrimination ou tout autre problème éthique, comme c’est indiqué dans le Code de conduite et d’éthique Janus et la politique Reporting Concerns ou dite de whistleblowing. Ce dispositif et la politique sont accessibles à tous les salariés et il est disponible publiquement dans la partie CSR Smart data du site internet du Groupe.
La plateforme externe Ethics Concerns https://publicis.whispli.com/lp/ethicsconcerns récemment déployée, permet de recevoir tout type d’alertes, qu’elles soient internes ou externes. L'adresse historique dédiée ethicsconcerns@publicisgroupe.com reste disponible pour recevoir des alertes. Tous les signalements reçus sont traités même ceux adressés anonymement, dès lors qu'ils sont suffisamment précis et étayés. Le traitement est assuré par la Direction de l’audit interne, de la gestion de risques et du contrôle interne, ou la Direction juridique sous la supervision du Secrétariat Général. Les investigations sont conduites par la Direction de l’audit interne ou un juriste, avec les moyens appropriés en fonction des sujets, et en veillant à préserver une stricte confidentialité. Les lanceurs d’alertes sont protégés par la confidentialité des échanges et toute forme de représailles à l’encontre d’un lanceur d’alerte agissant de bonne foi est strictement interdite.
En 2023, 102 signalements reçus ont été traités dont 89% émanant de signalements internes. 74% des cas portaient sur des questions RH, liées essentiellement à des questions de fonctionnement interne. L’accroissement du nombre d’alertes s’explique par une communication interne renforcée et par la mise en place de la nouvelle plateforme Ethics Concerns. Les résultats des investigations menées sont communiqués à la Direction générale et un rapport est fait à chaque Comité d’audit.
