Document d'enregistrement universel 2022

4.2.7 Achats responsables

4.2.7.1 Due Diligence 

En 2022, et depuis ces trois dernières années, la Direction des Achats Groupe a étendu son programme de conformité fournisseurs afin d’avoir un suivi plus précis. Le périmètre de ce programme d’analyse des risques et de conformité repose sur cinq piliers :

1. Analyse des risques : les équipes de la Direction des achats effectuent cette partie qui couvre un large spectre de sujets, tels que la santé financière de l’entreprise ou les enjeux de réputation du fournisseur ;
2. Anti-corruption : les équipes juridiques du Groupe appliquent la grille de lecture des risques, afin d’évaluer si les fournisseurs sont bien en conformité avec les lois locales et avec les standards du Groupe expliqués dans la politique anti-corruption, et à laquelle ils doivent se conformer sans exception ;
3. Protection des données : dans le cadre de l’application du RGPD (règlement général sur la protection des données) et autres régulations, les fournisseurs sont tenus de se conformer à la DPA du Groupe (Data Processing Addendum). Des revues critiques sont effectuées par le GDPO (Global Data Privacy Office) et en fonction du niveau de risques identifiés sur la protection des données, les process mis en place sont analysés afin de veiller à la bonne application de mesures d’atténuation ;
4. Sécurité des systèmes d’information : les équipes du GSO (Group Security Office) procèdent à une revue technique assortie de tests (due diligence) sur la sécurité des systèmes du fournisseur afin de vérifier leur conformité et leur sécurité. Elles valident les plans de continuité de service proposés par les fournisseurs ;
5. Impacts RSE, sociaux et environnementaux : le volet RSE est traité soit par des évaluations externes pour les fournisseurs stratégiques Groupe, soit pour les fournisseurs critiques, par une étape d’autoévaluation RSE sur la plateforme du Groupe P.A.S.S (Publicis Groupe Providers’ Platform for a self-Assessment for a Sustainable Supply-chain). Dans le cadre des appels d’offres initiés par la Direction des Achats Groupe, les évaluations RSE comptent pour 20 % dans la note finale attribuée à la proposition du fournisseur.

Deux dimensions sont traitées de manières plus spécifiques : les fournisseurs divers (suppliers’ diversity) afin de mieux les identifier et travailler avec un plus grand nombre d'entre eux, et, les engagements climatiques qui font l’objet de suivi ad hoc.

En matière de sous-traitance, les agences essayent d’anticiper au mieux les contraintes fortes émanant des clients, notamment en termes de temps pour réaliser certains projets intervenants pendant des pics d’activités. Dans tous les pays, le Groupe veille à ce que tous les fournisseurs soient traités de manière équitable et payés dans des délais rapides. Tous les salariés négociant avec des fournisseurs doivent respecter les règles du Code d'éthique Janus et agir de manière professionnelle et rigoureuse, hors de tout conflit d’intérêts.

La politique CSR for Business Guidelines est explicite et exigeante sur les trois dimensions liées à l’application de la loi sur le devoir de vigilance : droits humains et libertés fondamentales, santé et sécurité des personnes, impacts environnementaux. Cette politique en 15 points reflète un travail continu effectué entre les équipes des Directions Achats et RSE du Groupe, soutenue par des formations régulières liées aux enjeux réglementaires, aux évolutions des marchés à anticiper, de partage de bonnes pratiques et d’échanges autour des indicateurs. L’équipe Achats Groupe est basée dans les trois grandes régions du Groupe : Amériques, Europe, APAC. La politique des achats du Groupe et des agences est volontariste en matière de produits éco-responsables, éco-conçus, issus de l’économie circulaire, faisant l’objet d’un sourcing responsable ou d’une certification environnementale reconnue. Cette politique fait l'objet d'une révision annuelle.

La politique CSR for Business Guidelines est une annexe à tous les appels d’offres et fait partie des clauses contractuelles signées entre Publicis Groupe et ses fournisseurs stratégiques. Ce document est publiquement accessible dans CSR Smart data et est communiqué aux fournisseurs lors des renouvellements de contrats. La non-conformité d’un fournisseur avec l’un des 15 points de ces lignes directrices devient un critère de non-sélection.