Le département en charge de la Conformité au sein du Groupe évalue régulièrement les taux de participation aux formations, à la fois en ligne et en personne, et s’assure de la pertinence des supports présentés afin qu’ils reflètent de façon effective les engagements éthiques du Groupe. En 2022, 89 % des salariés ont été formés.
Le Groupe Publicis complète son évaluation des tiers en effectuant une due diligence spécifique en matière de lutte contre la corruption grâce à une approche basée sur les risques. Le Groupe Publicis ne travaillera pas avec un tiers présentant un risque de corruption ou qui n’accepterait pas de se mettre en conformité avec les lois anti-corruption et la Politique anticorruption du Groupe. Les fournisseurs et les clients sont évalués et vérifiés à cet égard avant la signature du contrat. Pour plus de détails sur la politique d’évaluation des tiers par le Groupe en matière d’appels d’offres (voir le chapitre 4.2.7 du présent document).
Janus donne également le cadre des principes, politiques et procédures comptables, lequel est applicable au sein du Groupe et de toutes ses filiales. Ces politiques et procédures permettent d’assurer que les archives et les comptes ne sont pas utilisés pour dissimuler des actes de corruption. Des tests de contrôle sont effectués par des équipes dédiées, les FMCs (Financial Monitoring Controls teams) de façon périodique pour assurer la conformité avec les règles comptables du Groupe.
Le programme de conformité anti-corruption du Groupe comprend un suivi régulier par le département en charge de la conformité et la Direction juridique. La Direction Audit Interne, Gestion de Risques et Contrôle interagit régulièrement avec ces deux directions afin d'optimiser les pratiques d'audit et de contrôle interne et de contribuer au programme anti-corruption.
Des missions d'audit sont menées tout au long de l’année réalisés par l’Audit Interne ou par des auditeurs externes dans le cadre des audits de certification des comptes prévus à l’article L. 823-9 du Code de commerce.
L’Audit Interne rend compte de ses travaux, notamment en matière de prévention de la fraude et de la corruption, à la Direction Générale et des rapports réguliers sont présentés au Comité d’audit du Conseil de surveillance. La Direction de l’audit interne partage également ses travaux de manière ciblée avec le département en charge de la Compliance de manière à contribuer à l'évolution des politiques et des procédures du programme anti-corruption.
Employées, fournisseurs et tiers peuvent signaler des faits de violation de la Politique anti-corruption et/ou des textes en vigueur en matière de lutte contre la corruption, en utilisant le dispositif d’alerte centralisé ethicsconcerns@publicisgroupe.com décrit dans la politique Reporting Concerns. Les signalements peuvent être faits de façon anonyme et sont traités rapidement et confidentiellement. Toutes les alertes sont initialement instruites par la direction de l’audit interne, sous la responsabilité de la Secrétaire Générale (voir chapitre 4.2.6).
Tout salarié qui violerait la Politique anticorruption pourra être sujet à une action disciplinaire, pouvant déboucher sur une sanction sévère allant jusqu’au licenciement. Des dispositions peuvent être prises immédiatement à l’égard d’un fournisseur contrevenant à cette Politique.
Les salariés, les fournisseurs et tous les autres tiers peuvent signaler toute préoccupation liée à une éventuelle violation de la loi ou des politiques de l'entreprise en matière de fraude, corruption, harcèlement, discrimination ou tout autre problème éthique, comme c’est indiqué dans le Code d'éthique Janus et la politique Reporting Concerns ou dite de Whistleblowing. Ce dispositif est accessible à tous les salariés et il est disponible publiquement dans la partie CSR Smart data du site corporate du Groupe.
L'adresse dédiée ethicsconcerns@publicisgroupe.com permet de recevoir tout type d'alertes qu’elles soient internes ou externes. Toutes les signalements reçus sont traités même ceux adressés anonymement. Le traitement est assuré par la Direction de l’Audit Interne, Gestion de Risques et Contrôle, ou la Direction Juridique sous la supervision du Secrétariat général. Les investigations sont conduites par la Direction de l’Audit Interne ou un juriste, avec les moyens appropriés en fonction des sujets, et en veillant à préserver une stricte confidentialité. Les lanceurs d’alertes sont protégés par la confidentialité des échanges et toute forme de représailles est interdite.
