Janus comprend également des politiques et procédures comptables, applicable à tout le Groupe et toutes les filiales. Ce dispositif est destiné à s’assurer que les livres et documents comptables et les registres ne sont pas utilisés pour dissimuler des actes de corruption. Des tests de contrôle sont effectués par des équipes dédiées, les FMCs (Financial Monitoring Controls teams) qui, lors de leurs revues régulières, vérifient également la conformité avec les règles comptables du Groupe.
Le plan de conformité anti-corruption du Groupe comprend un suivi permanent du programme par la Direction juridique et les équipes de l’Audit interne effectuent des audits tout au long de l’année.
Des audits sont réalisés par les équipes de l’audit interne ou par des auditeurs externes dans le cadre des audits de certification des comptes prévus à l’article L. 823-9 du Code de commerce.
La Direction de l’audit interne rend compte de ses travaux auprès de la Direction générale et un rapport est présenté au Comité d’audit du Conseil de surveillance. La Direction de l’audit interne partage également ses travaux avec la Direction juridique et la nouvellement nommée Chief Compliance Officer, de manière à faire évoluer les décisions visant à mettre à jour les politiques, les process et les procédures du programme anti-corruption.
Salariés, fournisseurs, tiers peuvent signaler des faits de violation de la politique anti-corruption, en utilisant le dispositif d’alerte centralisé ethicsconcerns@publicisgroupe.com décrit dans la politique Reporting concerns policy. Toutes les alertes sont traitées de manière confidentielle et quiconque rapportant un problème est protégé contre le risque de représailles. Toutes les alertes sont instruites par les équipes de l’audit interne ou sous leur contrôle, sous la responsabilité de la Secrétaire générale. (voir section 4.2.6)
Tout salarié qui violerait la politique de prévention et de lutte contre la corruption peut être sujet à une action disciplinaire, dont le résultat peut être une sanction sévère allant jusqu’au licenciement. Des dispositions peuvent être prises immédiatement à l’égard d’un fournisseur contrevenant à cette politique.
Les salariés, les fournisseurs et les tierces parties peuvent reporter une violation de la loi ou des politiques de l'entreprise en matière de fraude, corruption, harcèlement, discrimination ou tout autre problème éthique, comme c’est indiqué dans le code de conduite Janus et la politique Reporting Concerns ou dite de Whistleblowing. Ce dispositif est accessible à tous les salariés et tierces parties et il est accessible publiquement dans la partie CSR Smart data du site corporate du Groupe.
Le dispositif ethicsconcerns@publicisgroupe.com permet de répondre à toutes les alertes qu’elles soient internes ou externes. Toutes les alertes reçues sont traitées, qu’elles émanent de collaborateurs, de clients, de partenaires, de fournisseurs ou de toute autre partie prenante, ou même sollicitées de manière anonyme. Les investigations sont conduites par la Direction de l’audit interne, avec les moyens appropriés en fonction des sujets, et en veillant à préserver la stricte confidentialité. Les lanceurs d’alertes sont protégés par la confidentialité des échanges et toute forme de représailles est interdite.
En 2021, 38 alertes ont été traitées dont 45 % venant de signalements internes. 42 % des cas portent sur des questions RH. 100 % des alertes reçues ont fait l’objet d’une enquête pilotée par l’audit interne avec l’appui des juristes internes et ont tous été traités. Le Directeur de l’audit interne rend compte à la Direction générale des résultats des investigations menées et un rapport est fait à chaque Comité d’audit du Conseil de surveillance.
Une uniformisation des différents processus internes au cours des deux dernières années a permis à la Direction des achats du Groupe de systématiser son programme de conformité, reposant sur cinq étapes destinées à évaluer la relation commerciale avec le fournisseur :
