Les membres des comités sont satisfaits, d’une manière générale, du Comité auquel ils appartiennent. Quelques suggestions ont été émises : d’une part prévoir une réunion supplémentaire du Comité des risques et stratégies afin d’approfondir davantage la stratégie et mettre en place un suivi et d’autre part améliorer l’information sur les modes de rémunération.
L’évaluation montre que les recommandations des années précédentes ont été mises en application. Les informations sur les enjeux majeurs et la stratégie du Groupe ont été accrues en raison de la crise sanitaire et économique liée à la Covid-19. Les réunions avec des dirigeants opérationnels ont été plus fréquentes. Un programme formalisé d’accueil des nouveaux membres a été mis en place. Dès que le contexte sanitaire le permettra à nouveau, il est prévu d’organiser des séances à l’étranger, une fois par an.
L’autoévaluation au titre de l’exercice 2020 a été effectuée au début de l’année 2021 et les conclusions ont été présentées lors de la réunion du Conseil du 3 mars 2021. La teneur de cette autoévaluation est positive et note des progrès sur les points soulevés l’an passé.
Tout nouveau membre du Conseil de surveillance est informé des obligations à sa charge. Un programme d’accueil et d’intégration pour tout nouveau membre du Conseil de surveillance a été formalisé. À cette occasion, des rencontres personnalisées avec le Président du Conseil de surveillance, la Direction générale et les Directions juridique et financière sont proposées pour familiariser le nouveau membre avec l’organisation et les pratiques internes ainsi qu’avec les secteurs d’activité du Groupe. Une documentation lui est remise pour l’aider dans l’accomplissement de sa mission. Le cas échéant, des visites de sites peuvent être planifiées avec des dirigeants de filiales.
Chaque membre du Conseil bénéficie, s’il le juge nécessaire, d’une formation complémentaire notamment sur les spécificités de l’entreprise, de ses métiers, de son secteur d’activité et sur les enjeux de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale.
Par ailleurs, tout membre du Conseil représentant les salariés bénéficie, conformément à la loi, d’une formation adaptée à l’exercice de son mandat et de crédits d’heures pour exercer dans les meilleures conditions son mandat.
Conformément l’article L. 22-10-12 du Code de commerce, le Conseil de surveillance du
11 septembre 2019 a mis en place, sur proposition du Comité d’audit, une procédure d’évaluation des conventions passées par Publicis Groupe SA portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales.
La procédure de contrôle de qualification et d’évaluation s’applique à la conclusion de nouvelles conventions ainsi qu’aux modifications (notamment renouvellement, reconduction) qui y sont apportées ultérieurement ou lorsque certains indices permettent d’estimer qu’une convention ou certaines catégories de conventions ne correspondraient plus à la qualification de convention libre.
La Direction juridique est informée des conventions susceptibles de constituer une convention réglementée ou libre au niveau de Publicis Groupe SA par la personne directement ou indirectement intéressée ayant connaissance d’un projet de convention et, plus généralement, par toute instance du Groupe ayant connaissance d’un projet de convention.
Le caractère courant et les conditions normales des conventions sont appréciés au cas par cas par la Direction juridique avec l’aide des Directions financière, comptable, immobilière et du Contrôle interne et ce à l’appui de l’étude publiée par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes en février 2014 sur les conventions réglementées et courantes. Après analyse, s’il ressort que la convention ne peut être qualifiée de convention courante conclue à des conditions normales, elle sera soumise à la procédure de contrôle des conventions réglementées.
Les personnes directement ou indirectement intéressées à l’une des conventions libres ne participent pas à son évaluation.
Le Comité d’audit prend connaissance des conventions existantes ainsi que des critères permettant la qualification de conventions courantes et conclues à des conditions normales. Il informe le Conseil de surveillance du suivi et des résultats de cette procédure lors de la séance sur l’examen annuel des conventions conclues et autorisées au cours d’exercices antérieurs et dont les effets se prolongent dans le temps.
Le Conseil de surveillance se prononce sur les modifications de la procédure qui lui paraîtraient nécessaires et sur l’exclusion ou l’intégration éventuelle de certaines conventions dans la catégorie de conventions considérées comme courantes conclues à des conditions normales.
Lors de la séance du Conseil de surveillance du 2 février 2021, le Directoire a communiqué son rapport de gestion ainsi que les comptes annuels et consolidés de l’exercice 2020. Le Conseil les a examinés, a pris connaissance de l’avis du Comité d’audit sur l’arrêté des comptes et a échangé avec les commissaires aux comptes. Après avoir reçu toutes les informations qui paraissaient utiles, le Conseil n’a pas eu d’observation à formuler.
Le détail des modalités de fonctionnement des quatre comités est mentionné au Titre Deuxième « Comités spécialisés » du règlement intérieur du Conseil de surveillance. Ce dernier est consultable sur le site de Publicis Groupe ( www.publicisgroupe.com).
