Rapport financier annuel 2019

Les quatre comités spécialisés (Comité de nomination, Comité de rémunération, Comité d’audit et Comité des risques et stratégies) aident le Conseil de surveillance dans l’accomplissement de ses missions et contribuent ainsi à l’amélioration du gouvernement d’entreprise au sein du Groupe. Les Comités d’audit, de rémunération et des risques et stratégies ont été réorganisés, au cours de l’année 2019, en raison de l’échéance des mandats de Mmes Marie-Claude Mayer et Véronique Morali et des nominations de Mmes Suzan LeVine, Antonella Mei-Pochtler et M. Enrico Letta intervenues à l’issue de l’Assemblée générale du 29 mai 2019. La nouvelle composition de ces trois Comités assure une représentation équilibrée notamment en matière d’indépendance, de compétences, d’expériences et de nationalités.

Les membres des quatre Comités sont désignés pour la durée de leur mandat de membre du Conseil de surveillance et sont rééligibles dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article 13 des statuts. Chaque Comité élit en son sein un Président qui dirige les travaux du Comité et en rend compte au Conseil de surveillance.

Les membres des Comités sont révocables ad nutum par le Conseil de surveillance, sans qu’il soit besoin de justifier la révocation. La nomination comme la révocation sont communiquées par lettre simple adressée à l’ensemble des membres du Comité. La moitié au moins des membres des Comités doit être présente pour délibérer valablement. Un membre ne peut pas se faire représenter.

Comité d’audit

Le Comité d’audit est régi par les articles 6 et suivants du règlement intérieur du Conseil de surveillance.

Les missions du Comité d’audit auprès du Conseil de surveillance sont notamment les suivantes :

• examiner les comptes sociaux et consolidés de la Société, ainsi que l’information financière délivrée, avant leur présentation au Conseil de surveillance, suivre leur processus d’élaboration et formuler le cas échéant des recommandations pour en garantir l’intégrité ;
• superviser l’organisation et la mise en œuvre de l’audit du Groupe, veiller à l’efficacité de son contrôle interne et de gestion des risques, et s’assurer de la régularité et de la sincérité des comptes ;
• émettre une recommandation au Conseil de surveillance sur le choix des commissaires aux comptes proposés à la désignation ou au renouvellement par l’Assemblée générale dans les conditions prévues par la loi, et s’assurer de leur indépendance ;
• autoriser préalablement, sur mandat du Conseil de surveillance, la fourniture des services qui ne sont pas inclus dans les missions de contrôle légal ainsi que le budget qui leur sera consacré, conformément aux dispositions légales.

Le Comité dispose d’un délai suffisant pour procéder à l’examen des comptes avant leur examen par le Conseil de surveillance.

Le Comité d’audit est actuellement composé de trois membres indépendants : M. Jean Charest, Président, Mme Suzan LeVine et M. André Kudelski. Mme Claudine Bienaimé assiste le Comité en qualité d’expert permanent.

Du fait de leur parcours professionnel, ses membres disposent de compétences particulières en matière financière et comptable.

Changements intervenus dans la composition du Comité d’audit en 2019 :

Au cours de l’exercice 2019, le Comité d’audit a été régulièrement informé tant du programme, des résultats et des mesures correctives mises en œuvre à la suite des dispositifs de contrôle interne, que du résultat des missions d’audit interne et de leurs suites, ainsi que des principaux litiges, investigations et enquêtes en cours et de leur évolution. Une synthèse des contrôles effectués par l’audit interne dans le cadre de la loi anti-corruption a été produite ainsi qu’une synthèse des éléments observés dans les agences dans le cadre de la mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données. Le Comité a été également informé de toutes les fraudes ou tentatives de fraudes dont le Groupe aurait pu avoir connaissance. Il a pris connaissance des impacts des nouvelles normes comptables appliquées depuis 2018 par le Groupe (IFRS 9,15 et 16, et IFRIC 23) ainsi que de la réforme fiscale américaine sur les comptes du Groupe. Il a entendu les commissaires aux comptes hors la présence des membres de la direction lors de ses réunions sur les comptes. Le Comité s’est assuré de l’indépendance des commissaires aux comptes et du suivi de la réalisation de leurs missions. Il a recommandé au Conseil de surveillance le renouvellement du cabinet Ernst & Young et Autres, dont le mandat de commissaires aux comptes était à échéance à la clôture de l’exercice 2018. Les commissaires aux comptes ont présenté leur méthodologie, leur champ d’audit et les principaux sujets techniques des comptes audités et ont détaillé leurs travaux au Comité. Le Comité a revu et autorisé les honoraires des missions supplémentaires confiées aux commissaires aux comptes et émis un avis sur le budget de leurs honoraires pour l’exercice 2019. Il a pris connaissance des plans d’action visant à réduire les coûts du Groupe. Le plan d’action en matière du devoir de vigilance des sociétés mères lui a été présenté. Le Comité a rendu compte au Conseil de surveillance de l’exercice de ses missions, des résultats de la mission de certification des comptes, de la manière dont cette mission a contribué à l’intégrité de l’information financière et de son rôle dans ce processus. Une procédure d’évaluation régulière des conventions passées par Publicis Groupe SA portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales au sens de l’article L. 225-87 du Code de commerce a été proposée au Conseil, le Comité l’a informé du suivi et des résultats de cette procédure lors de la séance sur l’examen annuel des conventions et engagements réglementés conclus et autorisés au cours d’exercices antérieurs et dont les effets se prolongent dans le temps. Le Comité a revu et approuvé le plan d’audit interne 2020.