Le Conseil de surveillance se réunit autant de fois que nécessaire sur convocation du Président ou, en son absence, de la Vice-Présidente, avec un minimum de quatre réunions par an, dont une destinée à l’approbation des comptes annuels. Il délibère en français. Une traduction simultanée en anglais est disponible. Pour faciliter la participation des membres, notamment ceux résidant à l’étranger, le Conseil a prévu dans son règlement intérieur la possibilité de participer aux réunions par des moyens de vidéoconférence ou de télécommunication et ce, dans le cadre prévu par la loi et la réglementation. Préalablement aux réunions, le Directoire communique aux membres du Conseil les documents et informations nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Les documents nécessaires à l’examen des points à l’ordre du jour parviennent aux membres du Conseil quelques jours à l’avance.
Au cours de l’année 2019, le Conseil s’est réuni huit fois et le Directoire dix-huit fois.
Le Directoire se tient en permanence à la disposition de tout membre du Conseil qui souhaiterait des éclaircissements ou des informations complémentaires. Le Directoire informe le Conseil de l’évolution des marchés, de l’environnement concurrentiel, de la stratégie et des principaux enjeux auxquels le Groupe est confronté y compris dans le domaine de la responsabilité sociale et environnementale (RSE). À l’occasion de l’examen des comptes trimestriels et semestriels, le Directoire présente son rapport de gestion sur l’activité du Groupe, les principaux chiffres clés et la conjoncture mondiale, les nominations de dirigeants au sein des Solutions, la politique de RSE du Groupe, les acquisitions et cessions de sociétés, la situation financière et les résultats du Groupe et de la société mère ainsi que les perspectives envisagées. Le Conseil de surveillance s’assure de la mise en place d’un dispositif de prévention et de détection de la corruption et du trafic d’influence et de la mise en œuvre par le Directoire de la politique de non-discrimination et de diversité au sein des instances dirigeantes. Le Directoire lui donne toutes les informations nécessaires à cet effet.
Le Conseil de surveillance peut décider de se réunir hors la présence du Directoire notamment en ce qui concerne les délibérations sur les rémunérations des membres du Directoire. Des réunions peuvent être organisées avec des dirigeants du Groupe notamment pour présenter les plans d’action stratégiques mis en place.
Dans le cadre de la prévention des délits d’initiés, les règles restrictives établies par le Directoire à l’intention des initiés du Groupe quant aux périodes autorisées pour les opérations sur les titres de la Société s’appliquent également aux membres du Conseil de surveillance.
