Dans le cadre de leurs missions régulières en agences, les équipes de l’audit interne consacrent du temps au rappel des règles du Groupe en matière de lutte anticorruption et d’éthique et vérifient leur application in situ. Sont passés également en revue les éventuels conflits d’intérêts et des cadeaux.
Des procédures de contrôles comptables internes ou externes sont mises en place ; elles sont destinées à s’assurer que les livres, registres et comptes ne sont pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d’influence. Les contrôles sont réalisés par les équipes financières, les équipes du contrôle interne ou avec l’aide des auditeurs externes dans le cadre des audits de certification des comptes prévus à l’article L. 823-9 du Code de commerce.
L’équipe de l’audit interne rend compte de ses travaux liés à l’anticorruption auprès de la Direction générale, et un rapport est présenté au Comité d’audit du Conseil de surveillance (voir chapitres 2.2.2 et 2.2.3 du présent document).
Salariés, fournisseurs, toute personne tiers peut signaler des faits auprès du dispositif d’alerte centralisé mis en place en 2019 ethicsconcerns@publicisgroupe.com. Chaque sujet est instruit par les équipes de l’audit interne, sous la responsabilité de la Secrétaire générale. La confidentialité est garantie de même que la protection contre des risques de représailles.
Un régime disciplinaire permet de sanctionner les salariés de la Société en cas violation du code de conduite. Des dispositions peuvent être prises immédiatement à l’égard d’un fournisseur contrevenant à cette politique anticorruption.
Le dispositif unique et centralisé ethicsconcerns@publicisgroupe.com est pleinement opérationnel ; il permet de répondre de manière plus simple et efficace aux différentes alertes. Qu’elles émanent de collaborateurs, de clients, de partenaires, de fournisseurs ou de toute autre partie prenante, toutes les alertes reçues (courrier, e-mails…) sont traitées. Des investigations sont conduites par la Direction de l’audit interne, avec les moyens appropriés en fonction des sujets, et en veillant à préserver la stricte confidentialité. Les lanceurs d’alertes sont protégés par la confidentialité et toute forme de représailles est interdite.
En 2019, 66 alertes ont été traitées dont 40 % venant de signalements internes. La moitié des cas porte sur des questions RH. 100 % des alertes reçues ont fait l’objet d’une enquête pilotée par l’audit interne avec l’appui des juristes internes et ont tous été traités. Le Directeur de l’audit interne rend compte à la Direction générale des résultats des investigations menées et un rapport est fait à chaque Comité d’audit du Conseil de surveillance.
L’éthique est un enjeu transversal dont certaines dimensions sont abordées dans le chapitre 4.2.4 autour des clients (Communication responsable, protection des données personnelles). C’est dans ce cadre que s’inscrivent également, à titre d’exemples, les initiatives suivantes conduites et suivies par le Groupe depuis ces dernières années :
En matière d’autorégulation professionnelle, à l’échelle internationale, le Groupe reste très impliqué avec les professionnels et toutes les autorités compétentes de l’écosystème pour avancer sur les standards et bonnes pratiques. Depuis plus de 80 ans, le secteur de la communication est régi au niveau international par le Code Marketing de l’ICC (Chambre de Commerce Internationale www.iccwbo.org). Ce code est la référence en matière d’autorégulation et de bonnes pratiques pour la publicité et le marketing (Advertising and Marketing Communication Practice – ICC Code) ; il intègre la communication digitale et les applications mobiles. La version 2018 reprend les principes fondateurs : toute communication se doit d’être légale, décente, honnête, véridique et socialement responsable. Ce code se veut neutre en termes de technologie et de media donc aucun acteur ne peut y déroger. Ce code donne un cadre précis à la communication destinée aux enfants (moins de 12 ans) et aux adolescents (entre 13 et 18 ans), prend en compte les personnes vulnérables, et il intègre les enjeux liés à la collecte et la protection des données et le droit au respect de la vie privée :
